Politică de confidențialitate

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Gate Solution S.R.L.
Brand operat: GateHex
CUI: se va completa după înregistrare
Nr. Registrul Comerțului: se va completa după înregistrare
Sediu social: Aleea Consantinescu, nr. 3, sat Prislopu Mic, comuna Bascov, Arges
Persoană de contact: Ioan Florea
Email: contact@gatehex.com
Telefon: +40 735 310 456

GateHex este brandul comercial prin care Gate Solution S.R.L. oferă servicii de creare software, dezvoltare web, aplicații web, aplicații mobile, API-uri, backend, aplicații desktop, automatizări, scripturi, soluții ERP, soluții CRM și alte servicii digitale.

Nu avem desemnat un responsabil cu protecția datelor. Activitatea actuală nu impune desemnarea unui DPO. Pentru orice cerere privind datele tale personale, poți folosi datele de contact de mai sus.

2. Cui se adresează site-ul

Site-ul se adresează în principal firmelor, profesioniștilor și antreprenorilor din România care caută servicii software.

Site-ul poate fi folosit și de persoane fizice care doresc astfel de servicii.

Site-ul nu este destinat minorilor sub 16 ani. Nu colectăm intenționat date de la minori.

3. Ce date colectăm

Colectăm doar datele necesare pentru comunicare, ofertare, estimare de preț, prestarea serviciilor, securitatea site-ului și respectarea obligațiilor legale.

3.1. Date colectate prin formularul de contact

Prin formularul de contact colectăm:

• Nume complet.
• Adresă de email.
• Conținutul mesajului.
• Adresa IP.
• Data și ora trimiterii formularului.
• Date tehnice înregistrate în logurile serverului, precum user agent, pagina accesată, ora accesării și erori tehnice.

În formularul de contact, câmpurile nume complet, email și mesaj sunt obligatorii.

Formularul de contact nu are câmp de telefon. Numărul de telefon afișat pe site este doar informație statică de contact.

Datele trimise prin formularul de contact sunt transmise la contact@gatehex.com și pot fi salvate în baza de date locală, în fișiere JSON de fallback și în logurile tehnice ale serverului.

3.2. Date colectate prin calculatorul de ofertă

Prin calculatorul de ofertă putem colecta:

• Nume complet.
• Adresă de email.
• Telefon, dacă îl completezi.
• Firmă, dacă o completezi.
• Tipul proiectului.
• Funcționalități selectate.
• Buget estimat.
• Preferințe de design.
• Termen de livrare dorit.
• Opțiuni de mentenanță.
• Observații sau note transmise de tine.
• Adresa IP.
• User agent.
• Data și ora trimiterii cererii.

Calculatorul poate face estimarea în browser, pentru afișare rapidă, și pe server, pentru verificare și prevenirea manipulării datelor.

Datele din calculator sunt salvate în baza de date, în tabelul price_estimates. Dacă baza de date nu este disponibilă, datele pot fi salvate temporar în fișierul data/estimates_fallback.json.

După trimiterea calculatorului, putem trimite o notificare către comenzi@gatehex.com și un email automat de confirmare către adresa introdusă de tine, de la noreply@gatehex.com.

3.3. Opțiuni disponibile în formular

Pentru tipul proiectului, poți alege una dintre următoarele opțiuni:

• Site Web de prezentare.
• Aplicație Web sau SaaS.
• API și Backend Python.
• Aplicație Desktop PySide6.
• Aplicație Mobilă.
• Automatizare și Scripturi.
• ERP sau CRM Custom.
• Altele.

Pentru buget estimat, poți alege una dintre următoarele opțiuni:

• Sub 500 euro.
• Între 500 și 2.000 euro.
• Între 2.000 și 5.000 euro.
• Între 5.000 și 10.000 euro.
• Peste 10.000 euro.
• Discutăm.

Pentru termen de livrare, poți alege una dintre următoarele opțiuni:

• Cât mai curând.
• Între 1 și 3 luni.
• Între 3 și 6 luni.
• Flexibil.

3.4. Date colectate prin newsletter

Pentru newsletter colectăm:

• Adresă de email.
• Data și ora abonării.
• Adresa IP folosită la abonare.
• Statusul abonării, pending sau confirmed.
• Data confirmării abonării.
• Token de confirmare.
• Token de dezabonare.

Newsletterul folosește double opt in. Asta înseamnă că abonarea devine activă doar după ce confirmi adresa de email prin linkul primit.

Nu folosim Mailchimp, Brevo sau alte platforme externe de newsletter. Sistemul este propriu. Datele sunt stocate în data/newsletter.json și emailurile sunt trimise prin SMTP propriu, folosind PHPMailer și serverul de email ROMARG.

Nu te abonăm automat la newsletter când trimiți formularul de contact sau calculatorul de ofertă. Abonarea se face doar prin formular dedicat de newsletter.

3.5. Date colectate după acceptarea unei oferte

Dacă accepți o ofertă și începem o relație comercială, putem colecta date necesare pentru contractare, facturare, plată și prestarea serviciilor:

• Nume și prenume.
• Adresă de email.
• Număr de telefon.
• Denumirea firmei.
• CUI.
• Număr de înregistrare la Registrul Comerțului.
• Adresă sediu social sau adresă de facturare.
• Persoană de contact.
• Date din documentele necesare vânzării.
• Date despre proiect.
• Date de plată și facturare.
• Istoric de comunicare.

Pentru persoane fizice, putem colecta nume complet, adresă, email și telefon. Nu solicităm CNP în mod obișnuit. Dacă apare o situație în care CNP-ul este necesar legal sau este cerut expres pentru documente fiscale, îl vom prelucra doar în acel scop.

3.6. Date tehnice și de securitate

Pentru securitate și prevenirea abuzurilor, putem colecta:

• Adresa IP.
• User agent.
• Data și ora accesării.
• Pagina accesată.
• Erori tehnice.
• Încercări de autentificare în zona de administrare.
• Acțiuni efectuate în zona de administrare.
• Date de rate limiting pentru formulare.

Zona de administrare este folosită doar intern. Nu există conturi publice de client și nu există conturi publice de autor.

4. Date pe care nu le colectăm

Nu colectăm intenționat date sensibile, precum:

• Date despre sănătate.
• Date genetice.
• Date biometrice.
• Date privind originea rasială sau etnică.
• Date privind opinii politice.
• Date privind religia.
• Date privind apartenența sindicală.
• Date privind viața sexuală sau orientarea sexuală.

Te rugăm să nu ne trimiți astfel de date prin formular, email, calculator de ofertă sau WhatsApp.

5. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

5.1. Răspuns la mesajele trimise prin formular

Folosim datele tale ca să citim mesajul, să înțelegem solicitarea și să îți răspundem.

Temei juridic: demersuri precontractuale, art. 6 alin. 1 lit. b GDPR, atunci când mesajul privește o ofertă sau un posibil contract.

Temei juridic alternativ: interes legitim, art. 6 alin. 1 lit. f GDPR, atunci când mesajul este o întrebare generală.

5.2. Estimare de preț și cerere de ofertă

Folosim datele din calculator ca să generăm o estimare, să verificăm datele trimise și să revenim cu informații despre proiect.

Temei juridic: demersuri precontractuale, art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.

5.3. Programare și comunicare despre proiect

Folosim datele tale ca să stabilim o discuție, să clarificăm cerințele și să pregătim o ofertă.

Temei juridic: demersuri precontractuale, art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.

5.4. Încheierea și executarea contractului

Dacă accepți oferta, folosim datele pentru contractare, prestarea serviciilor, livrare, suport, mentenanță și comunicare.

Temei juridic: executarea contractului, art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.

5.5. Facturare și obligații contabile

Folosim datele de facturare pentru emiterea facturilor, evidență contabilă, raportări fiscale și păstrarea documentelor cerute de lege.

Temei juridic: obligație legală, art. 6 alin. 1 lit. c GDPR.

5.6. Newsletter

Folosim adresa ta de email ca să îți trimitem emailuri despre servicii, articole, noutăți și oferte GateHex.

Temei juridic: consimțământ, art. 6 alin. 1 lit. a GDPR.

Poți retrage consimțământul oricând, folosind linkul de dezabonare din fiecare email sau scriindu-ne la contact@gatehex.com.

5.7. Securitatea site-ului

Folosim IP-ul, logurile tehnice, rate limiting, honeypot, timestamp form și audit logs pentru a preveni spamul, abuzurile, atacurile informatice, accesul neautorizat și manipularea formularului.

Temei juridic: interes legitim, art. 6 alin. 1 lit. f GDPR.

5.8. Administrarea site-ului

Folosim date tehnice pentru funcționarea zonei de administrare, securizarea autentificării, înregistrarea acțiunilor administrative și menținerea site-ului.

Temei juridic: interes legitim, art. 6 alin. 1 lit. f GDPR.

5.9. Plăți online

În prezent, site-ul nu procesează plăți online.

Dacă vom activa plăți online, acestea vor fi folosite pentru plata serviciilor acceptate prin ofertă sau factură. Recomandarea noastră este folosirea unui procesator extern, cu pagină securizată de plată, fără colectarea datelor de card direct pe site-ul GateHex.

Temei juridic, după activare: executarea contractului, art. 6 alin. 1 lit. b GDPR, și obligație legală, art. 6 alin. 1 lit. c GDPR.

6. Newsletter

Newsletterul este opțional.

Abonarea se face prin formular dedicat, nu prin formularul de contact și nu automat prin calculatorul de ofertă.

Sistemul folosește confirmare prin email. După completarea adresei, primești un email de confirmare. Abonarea devine activă doar după accesarea linkului de confirmare.

Păstrăm dovada tehnică a abonării, inclusiv emailul, data abonării, IP-ul, statusul abonării, data confirmării, tokenul de confirmare și tokenul de dezabonare.
Fiecare email de newsletter conține un link unic de dezabonare.

După dezabonare, nu îți mai trimitem newsletter. Putem păstra o înregistrare tehnică minimă pentru a demonstra că dezabonarea a fost respectată.

7. WhatsApp

Site-ul poate include un buton de WhatsApp.

Butonul deschide aplicația WhatsApp sau WhatsApp Web. Nu folosim widget WhatsApp integrat pe site. Nu setăm cookie-uri WhatsApp prin site și nu facem tracking prin WhatsApp pe site.

Dacă alegi să ne contactezi prin WhatsApp, putem vedea numărul tău de telefon, numele asociat contului tău WhatsApp și mesajele trimise de tine.
Folosim aceste date doar pentru a răspunde solicitării tale și pentru a discuta despre proiect.

WhatsApp este un serviciu furnizat de Meta Platforms Ireland Ltd. Când folosești WhatsApp, conversația este supusă și politicii de confidențialitate WhatsApp.

8. Blog

Site-ul poate include o secțiune de blog.

Blogul este read only. Nu există comentarii publice. Nu există conturi publice de autor. Nu există formular de căutare în blog.

Articolele sunt administrate intern prin zona de administrare. Autorul afișat poate fi text liber, de exemplu GateHex.

Imaginile din blog sunt găzduite local în assets/images/blog. Dacă în viitor se introduc imagini externe în corpul articolelor, browserul tău poate transmite date tehnice către domeniul extern de unde este încărcată imaginea.

9. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul folosește cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționare, securitate, preferințe și, doar dacă este activat și acceptat, tracking.

9.1. Tehnologii esențiale folosite

• PHPSESSID

Cookie tehnic esențial. Este folosit pentru sesiune, securitate, tokenuri CSRF și mesaje temporare. Poate apărea și pe paginile publice, deoarece sistemul pornește sesiunea la încărcarea configurației globale. Este setat cu măsuri de securitate precum HttpOnly, SameSite Strict și Secure când site-ul rulează prin HTTPS.

• _ga

• _fbp

• _ga_8WPSG4T90F

• jj-theme

Stocare în localStorage. Reține preferința de temă, de exemplu light sau dark.

• jj-cookie-consent

Stocare în localStorage. Reține alegerea ta privind bannerul de cookies, respectiv accepted sau declined.

• jj-last-email

Stocare temporară. Poate fi folosit pentru precompletarea emailului în formularul de newsletter pe pagina de mulțumire. Se șterge automat după abonare sau la închiderea tabului, în funcție de implementare.

• jj-skip-preloader

Stocare în sessionStorage. Este folosit pentru o experiență mai fluidă la reîncărcarea paginii.

• Rate limiting server side

Nu este cookie. Este o măsură tehnică server side care limitează numărul de trimiteri pe IP pentru contact, calculator și newsletter.

9.2. Banner cookies

Site-ul afișează un banner de cookies cu opțiuni de acceptare și refuz.

Dacă alegi Accept, se salvează preferința accepted și, dacă trackingul este activat din administrare, pot fi încărcate scripturile care necesită consimțământ.

Dacă alegi Refuz, se salvează preferința declined și scripturile neesențiale nu se încarcă.

9.3. Tracking și analytics

În prezent, trackingul este inactiv în mod implicit.

Site-ul are suport tehnic pentru Google Analytics 4 și Meta Pixel, dar aceste servicii nu sunt active în mod implicit. Ele se pot încărca doar dacă sunt activate din administrare și doar după acceptarea cookie-urilor.

Nu folosim în prezent Hotjar, Microsoft Clarity sau alte servicii de heatmap.

Dacă vom activa servicii de analytics, marketing sau remarketing, vom actualiza această politică și vom cere consimțământul tău unde legea o impune.

10. Resurse externe și CDN-uri

Site-ul poate încărca unele resurse externe, precum fonturi sau librării JavaScript.

În prezent, pot fi folosite:

• Google Fonts, prin fonts.googleapis.com și fonts.gstatic.com.
• GSAP, prin cdnjs.cloudflare.com.
• SplitType, prin cdn.jsdelivr.net.
• Quill, în zona de administrare, prin cdn.jsdelivr.net.

Când browserul tău încarcă resurse de la un furnizor extern, acel furnizor poate primi date tehnice, precum adresa IP, user agent, referrer, URL-ul solicitat și ora cererii.

Google Fonts declară că primește IP-ul vizitatorului pentru a livra fonturile și pentru securitate. Google Fonts nu setează cookie-uri prin API-ul de fonturi. Totuși, pentru reducerea transferurilor către terți, recomandăm găzduirea locală a fonturilor.

Recomandarea GateHex este să mutăm local fonturile și librăriile externe înainte de lansarea finală.

11. Hosting și email

Site-ul este găzduit la ROMARG, pe hosting partajat cPanel.

Serverele ROMARG folosite pentru site sunt în România. Datele sunt procesate în Uniunea Europeană.

Emailurile site-ului folosesc serverul de email ROMARG. Exemple de căsuțe folosite:

noreply@gatehex.com.
contact@gatehex.com.
comenzi@gatehex.com.
facturare@gatehex.com.

ROMARG poate prelucra date în calitate de persoană împuternicită, pentru hosting, email, loguri, backupuri și securitate tehnică.

12. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele tale.

Putem transmite datele doar când este necesar, către:

• Furnizorul de hosting, ROMARG.
• Furnizorul de email, ROMARG.
• Furnizori de servicii tehnice pentru mentenanță și administrare site.
• Furnizori de CDN sau resurse externe, dacă browserul încarcă resurse de la ei.
• WhatsApp sau Meta, doar dacă alegi să ne contactezi prin WhatsApp.
• Furnizori de facturare sau contabilitate, după acceptarea unei oferte.
• Procesatori de plăți, dacă vom activa plăți online.
• Autorități publice, dacă avem o obligație legală.
• Instanțe, avocați sau consultanți, dacă trebuie să ne apărăm drepturile.
• Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să ofere garanții privind securitatea și confidențialitatea datelor.

13. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Încercăm să folosim furnizori din România sau din Uniunea Europeană.

Unele servicii externe pot implica transferuri sau acces din afara Spațiului Economic European. Exemple posibile:

• Google Fonts.
• WhatsApp și Meta.
• CDN-uri externe.
• Cloudflare, dacă va fi activat ca proxy sau CDN general.
• Google Analytics sau Meta Pixel, dacă vor fi activate în viitor.

Când apar astfel de transferuri, acestea trebuie să se bazeze pe garanții legale adecvate, precum decizii de adecvare, clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau alte mecanisme prevăzute de GDPR.

14. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele doar cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate.

Mesaje de contact fără contract: până la 12 luni de la ultima comunicare.

Cereri de ofertă și estimări fără contract: până la 12 luni de la ultima comunicare.

Oferte refuzate sau fără răspuns: până la 12 luni.

Date din calculatorul de ofertă: până la 12 luni dacă nu se încheie un contract.

Date ale clienților activi: pe durata relației contractuale și ulterior conform termenelor legale aplicabile.

Date contractuale și documente contabile: 10 ani, conform obligațiilor legale fiscale și contabile.

Date de newsletter confirmate: până la dezabonare sau până la încetarea serviciului de newsletter.

Date de newsletter neconfirmate: până la 30 de zile, dacă abonarea nu este confirmată.

Date privind dezabonarea: cât este necesar pentru a demonstra respectarea cererii de dezabonare.

Loguri Apache, access log și error log: de regulă până la 30 de zile, în funcție de configurația hostingului.

Date de rate limiting: pe durata necesară prevenirii abuzurilor, de regulă până la 30 de zile.

Date privind încercările de login în admin: pe durata necesară securității, de regulă până la 12 luni.

Audit log administrare: de regulă până la 12 luni.

Backupuri operaționale: de regulă până la 30 de zile pentru backupuri curente și până la 6 luni pentru snapshoturi lunare, dacă sunt configurate.

Dacă un incident de securitate, o dispută sau o obligație legală impune păstrarea mai lungă a unor date, le putem păstra pe durata necesară soluționării situației.

15. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor.

Aceste măsuri pot include:

• HTTPS în producție.
• Redirect către conexiune securizată.
• HSTS.
• Parole stocate cu hashing securizat.
• Acces restricționat la zona de administrare.
• Gate URL pentru zona de administrare.
• Rate limiting pentru autentificare.
• Blocare temporară după încercări eșuate.
• Sesiune cu timeout de inactivitate.
• Audit log pentru acțiuni administrative.
• Validare server side pentru formulare.
• Verificare format email.
• Limită de lungime pentru câmpuri.
• Whitelist pentru tipuri de proiect.
• Recalculare server side pentru estimări.
• Protecție CSRF în zona de administrare.
• Honeypot în formularele publice.
• Timestamp form pentru blocarea trimiterilor automate.
• Rate limiting per IP pentru contact, calculator și newsletter.
• Backupuri furnizate de hosting.

Nicio metodă de transmitere sau stocare online nu este complet lipsită de risc. Totuși, luăm măsuri rezonabile pentru a preveni accesul neautorizat, pierderea, modificarea, distrugerea sau divulgarea datelor.

16. Decizii automate și profilare

Nu folosim decizii automate care produc efecte juridice asupra ta sau care te afectează semnificativ într-un mod similar.

Calculatorul de ofertă poate genera o estimare automată, dar aceasta are rol informativ. Oferta finală se confirmă ulterior de echipa GateHex.

Nu folosim profilare comportamentală în prezent.

17. Drepturile tale

Ai următoarele drepturi privind datele tale personale:

• Dreptul de acces. Poți cere să afli ce date avem despre tine.
• Dreptul la rectificare. Poți cere corectarea datelor incorecte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere. Poți cere ștergerea datelor, în limitele legii.
• Dreptul la restricționare. Poți cere limitarea prelucrării în anumite situații.
• Dreptul la portabilitate. Poți cere datele într-un format structurat, folosit în mod curent și care poate fi citit automat.
• Dreptul la opoziție. Te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim.
• Dreptul de a retrage consimțământul. Poți retrage consimțământul oricând pentru prelucrările bazate pe consimțământ.
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP.

Pentru exercitarea drepturilor, ne poți scrie la:
contact@gatehex.com

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună de la primirea cererii. Pentru cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu două luni, conform GDPR.

Pentru protecția datelor tale, putem solicita informații suplimentare pentru confirmarea identității înainte de a răspunde unei cereri.

18. Plângere la ANSPDCP

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Date de contact ANSPDCP:
Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28 până la 30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România
Email: anspdcp@dataprotection.ro
Telefon: +40 318 059 211
Website: www.dataprotection.ro
Datele de contact sunt publicate de ANSPDCP pe pagina oficială de contact.

19. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către alte site-uri sau servicii externe, precum WhatsApp, procesatori de plăți, platforme sociale sau alte resurse.

Nu controlăm modul în care aceste servicii prelucrează datele. Îți recomandăm să citești politicile lor de confidențialitate înainte de a le folosi.

20. Modificări ale politicii

Putem actualiza această Politică de confidențialitate atunci când modificăm site-ul, activăm servicii noi, schimbăm furnizori sau apar modificări legale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări.

Pentru modificări importante, putem afișa o notificare pe site sau putem folosi alte metode rezonabile de informare.

21. Contact

Pentru orice întrebare privind această Politică de confidențialitate sau modul în care prelucrăm datele tale, ne poți contacta la:
GateHex, brand operat de Gate Solution S.R.L.
Persoană de contact: Ioan Florea
Email: contact@gatehex.com
Telefon: +40 735 310 456
Sediu social: Aleea Consantinescu, nr. 3, sat Prislopu Mic, comuna Bascov, Arges

Vrei să-ți schimbi preferința pentru cookies? Resetează preferințele și afișează din nou bannerul.